MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

Herbert A. Simon menganggap proses membuat keputusan adalah sama dengan keseluruhan proses pengurusan. Pandangan beliau 'Decision making comprises three principal phases: finding occasions for making a decision; finding possible courses of action; and choosing among courses of action.' Membuat keputusan di dalam sesebuah organisasi merupakan sesuatu yang amat penting dalam memastikan kelangsungan organisasi tersebut. Semua kita secara langsung atau tidak langsung terlibat dalam proses membuat keputusan ini khususnya dalam hal peribadi, keluarga begitu juga dalam situasi bersama rakan-rakan sekerja. Apabila terhidang dihadapan kita beberapa pilihan untuk diambil khusus kepada isu-isu tertentu, pilihan kita itulah yang dikatakan sebagai keputusan. Selagi ia berhenti pada tahap pilihan maka ia belum dinilai sebagai sebuah keputusan. Pilihan adalah alat pandu kepada si pembuat keputusan sesuai dengan objektif yang ingin dicapainya.

Pembuat keputusan kebiasaannya adalah mereka yang mengetuai sesebuah organisasi, maka secara tidak langsung, watak seorang ktua itu penting dalam menentukan bagaimana gerak kerja yang akan berlangsung hasil dari keputusan-keputusan yang dibuat. Ada sesetengah pendapat menyebutkan tentang membuat keputusan secara rasional yang sentiasa merujuk kepada hujah dan fakta yang tepat. Walau bagaimanapun tidak semua yang membuat keputusan itu mampu untuk mendapatkan maklumat yang tepat bahkan kemungkinan maklumat yang mereka rasakan tepat itu juga kadang kala boleh disanggah kerana keterbatasan yang ada pada manusia itu sendiri. Namun, dalam menghasilkan keputusan ini, terdapat dua kaedah yang sering diperkatakan iaitu kaedah keras dan lembut. Kaedah secara keras lebih dekat kepada cara rasional yang mana ia bersifat sangat fokus kepada objektif, boleh diukur atau kuantitatif, menggunakan logik yang rasmi serta berbentuk jangka pendek. Ia juga dijalankan untuk masalah-masalah yang berjurus kepada hal yang berbentuk fizikal dan teknikal, manakala kaedah lembut pula lebih subjektif, sukar untuk diukur atau kualitatif, menggunakan logik yang tidak rasmi dan berjangka panjang. Selalunya, ia amat berkesan digunakan untuk masalah yang berbentuk kemanusiaan atau pengurusan.

Terdapat enam langkah dalam kita membuat sesuatu keputusan. Langkah pertama adalah dengan mengenalpasti keperluan, situasi serta masalah. Ramai pemimpin diluar sana gagalan dalam langkah pertama atau mereka melangkaui langkah ini dalam menyelesaikan masalah. Akhirnya masalah tidak selesai tetapi perbelanjaan telah dikeluarkan. Kebiasaanya ia dilihat dalam bentuk masalah dan peluang. Ia boleh kita nilai dari sudut kawalan kita terhadap masalah tersebut, kepentingannya, kerumitannya serta jangka masa yang perlu diambil dan tidak lupa juga sumber-sumber yang diperlukan untuknya. Mengenalpasti masalah yang betul adalah penting kerana ia akan mempengaruhi keputusan yang dibuat. Kedua adalah tugas-tuga untuk membuat diagnosis dan menganalisa data. Adalah penting untuk kita memastikan segala data yang diperlukan ada bersama agar mudah untuk dijadikan rujukan dan makluman dalam proses keputusan untuk dibuat.

Langkah yang ketiga adalah proses pembentukan alternatif yang mana ia boleh dikembangkan, disatukan alternatif atau diciptakan alternatif baru. Amat disarankan supaya kita berwaspada dengan alternatif yang tersedia supaya pertimbangan yang dibuat merujuk kepada batasan dan peluang dalam membincangkan setiap idea dan tidak lupa juga pertimbangan alternatif lama kepada masalah yang mungkin ada persamaan. Langkah keempat adalah dengan membuat pemilihan alternatif. Antara kriteria penting dalam pertimbangan pemilihan adalah;

1. Adakah pelaksanaan alternatif ini dalam kawalan kita?
2. Adakah alternatif ini menyelesaikan masalah tersebut?
3. Mampukah kita melaksanakannya dari segi manusia, wang, peralata dan yang berkaitan dengannya?
4. Adakah ia berfaedah?
5. Berapa lama sebelum kita dapat lihat hasilnya?\
6. Adakah ahli dalam organisasi akan menerimanya?

Selepas segala pertimbangan ini dibuat, pilihan dibuat kita sampai kepada langkah yang kelima iaitu perlaksanaan alternatif. Pada tahap ini, penting bagi seorang pengurus serta sebuah organisasi mampu untuk menyusun perancangan secara strategik dan berkesan sebelum masuk kepada langkah yang keenam iaitu penilaian dan maklum balas.Istilah yang kerap kita gunakan adalah 'post mortem' yang mana pada langkah ini, setiap tindakan yang diambil atas keputusan yang dipilih akan dinilai dari sudut keberkesanan dan penerimaan. Proses yang dibincangkan ini adalah proses biasa yang kita lakukan saban hari secara peribadi, cuma dalam konteks organisasi proses ini harus menjadi lebih sistematik kerana ia bukan hanya melibatkan individu tetapi beberapa individu yang bekerja bersama. Pertimbangan, hubungan kemanusiaan, semangat kebersamaan harus kita pertimbangkan agar kerja-kerja organisasi tidak dirosakkan oleh masalah hati dan perasaan.